Einladung eines Ausländers nach Deutschland – Alles, was Du wissen musst, im Überblick

Hast Du bei einer Auslandsreise Freunde gefunden bzw. hast Verwandtschaft im Ausland, die Du gerne zu Dir einladen willst? Oder steht gar ein wichtiges Meeting mit einem ausländischen Geschäftspartner bevor? In beiden Fällen könnte eine Visumpflicht bestehen, wenn Deine Gäste aus bestimmten Drittstaaten außerhalb des Schengen-Raums kommen.

Für Dich heißt das, Du musst nicht nur eine Einladung für Deinen Gast verfassen, die den Zweck des Aufenthalts bestätigt, sondern in einigen Fällen sogar eine Verpflichtungserklärung einreichen. Außerdem muss der Besucher über eine ausreichende Krankenversicherung für den Schengen-Raum verfügen.

Doch keine Sorge, in diesem Beitrag erhältst Du einen prägnanten Überblick, was Du bei der Einladung eines Ausländers nach Deutschland alles wissen solltest. Unter anderem zeigen wir Dir: Welche Unterlagen erforderlich sind, wann ein Einladungsschreiben vorzulegen ist und wie Du es verfasst sowie welche Kosten auf Dich zukommen.

Inhaltsverzeichnis:

1. Was braucht man für die Einladung nach Deutschland?

2. Wann ist ein Einladungsschreiben für ein Visum in Deutschland erforderlich?

3. Wie kann ich einen Ausländer nach Deutschland einladen?

4. Krankenversicherung für ausländische Besucher – Das gilt es zu beachten

5. Was kostet eine Einladung nach Deutschland?

6. Was versteht man unter einer Verpflichtungserklärung?

Bei einem Aufenthalt bis zu 90 Tagen brauchst Du für eine Einladung nach Deutschland, das Schengen-Visum Typ C. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um einen privaten Besuch oder einen Geschäftsbesuch handelt. Für einen Aufenthalt, der länger als 90 Tage beansprucht, ist ein nationales Visum erforderlich.

Die folgenden Unterlagen sind für eine Einladung nach Deutschland vollständig und korrekt ausgefüllt einzureichen:

• Unterschriebener Schengen-Visum-Antrag
• Gültiger Reisepass (maximal zehn Jahre alt / mindestens drei Monate nach der Reise gültig / freie Seiten)
• Zwei aktuelle biometrische Passfotos
• Begründung des Einreisezwecks als Brief
• Einladungsschreiben
• Nachweis über eine Unterbringung (z.B. Hotelbuchung oder Adresse des Gastgebers)
• Einreise- und Rückreisetickets
• Nachweis bezüglich ausreichender finanzieller Mittel (z.B. Kontoauszüge) oder eine Verpflichtungserklärung des Gastgebers
• Gültige Krankenversicherung für den Schengen-Raum
• Minderjährige müssen überdies eine Geburtsurkunde, die Sorgerechtsnachweise und eine offizielle Erlaubnis der Erziehungsberechtigten vorweisen

Ein Einladungsschreiben für ein Visum in Deutschland ist immer dann erforderlich, sobald Du einen Freund, Verwandten oder Geschäftspartner aus einem Drittstaat einlädst, für den die Visumspflicht im Schengen-Raum greift.

Die Einladung dient als Beleg, dass der einreisende Besucher einen triftigen Grund hat in Deutschland einzureisen (z.B. der private Besuch oder geschäftliche Zwecke).

Nicht notwendig ist ein Einladungsschreiben für Staatsangehörige aus der Europäischen Union (EU), des Europäischen Wirtschaftsraumes (EWR) und der Schweiz. Diese dürfen visumfrei die Grenze überqueren und sogar ohne Aufenthaltstitel vor Ort arbeiten.

Zudem existieren einige Drittstaaten, für die eigene Ausnahmeregelungen gelten. So dürfen Personen mit einer australischen, israelischen, japanischen, kanadischen, südkoreanischen, neuseeländischen, britischen und US-amerikanischen Nationalität ebenfalls ohne Visum einreisen. Sie müssen jedoch einen Aufenthaltstitel besitzen, sofern sie einer Erwerbstätigkeit nachgehen wollen.

Bürgern aus Andorra, Argentinien, Brasilien, El Salvador, Honduras, Monaco und San Marino ist im Übrigen ebenfalls gestattet, ohne Visum in Deutschland einzureisen. Eine Erwerbstätigkeit dürfen sie allerdings nicht ohne Weiteres ausüben.

Eine bestimmte Form, wie Du die Einladung für einen ausländischen Gast verfasst, gibt es nicht. Entscheidend ist vielmehr der Inhalt des Einladungsschreibens. In diesem Sinne sollte Deine Einladung, ob für ein Besuchervisum oder Geschäftsvisum, stets die folgenden Punkte enthalten:

• Vollständiger Name des Gastgebers
• Kontaktdaten des Gastgebers bzw. des Unternehmens (Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse)
• Vollständiger Name des Gastes
• Kontaktdaten des Gastes
• Zweck des Besuchs (privat oder geschäftlich)
• Dauer des Aufenthaltes
• Datum
• Unterschrift des Gastgebers bzw. Unternehmensvorstandes

Scheu im Einladungsschreiben keine Mühen und formuliere die Begründung für die Einreise detailliert aus. Kläre die Botschaft z.B. darüber, auf welcher Verwandtschaftsgrad zwischen Dir und dem Besuch besteht, wie lange ihr bereits in Kontakt steht und warum der entsprechende Termin Priorität hat. Gleiches gilt selbstverständlich für einen Geschäftsbesuch, auch hier solltest Du den Besuchsgrund ausführlich beleuchten.

• Tipp: Hier findest Du ein Muster für das Einladungsschreiben, das sowohl für private als auch geschäftliche Zwecke geeignet ist:

► Muster Einladungsschreiben

Ausländische Besucher, die in die Bundesrepublik einreisen, müssen in jedem Fall über ausreichenden Versicherungsschutz verfügen. Das gilt selbst dann, wenn sich der Gastgeber bereit erklärt, die Kosten im Krankheitsfall zu übernehmen.

Dies soll gewährleisten, dass Reisende bei Unfällen, Verletzungen oder unerwarteten Ereignissen Zugang zu medizinischer Versorgung haben und finanziell abgesichert sind.

In diesem Sinne zählt der Versicherungsschutz als ausreichend, sofern er diese Kriterien erfüllt:

• Mindestdeckung: Der Versicherungsschutz muss eine Mindestabsicherung von 30.000 Euro bieten.
• Geltungsbereich: Die Versicherung muss alle Mitgliedstaaten des Schengen-Raums umfassen.
• Umfassende Deckung: Die Versicherung muss sämtliche Ausgaben übernehmen, die im Falle einer medizinisch notwendigen Rückführung, dringender medizinischer Betreuung, Notfallbehandlung im Krankenhaus oder im Todesfall entstehen.

Das eigentliche Einladungsschreiben ist als einfacher Einladungsbrief kostenlos. Neben dem Brief muss der Gast jedoch belegen, dass er über ausreichend finanzielle Mittel verfügt, seinen Aufenthalt in Deutschland zu finanzieren, ohne dem Gastland zur Last zu fallen (z.B. via Kontoauszug oder Gehaltsnachweis).

Sind diese Mittel nicht vorhanden, musst Du gemeinsam mit dem Einladungsschreiben eine Garantie für den Besucher, in Form der Verpflichtungserklärung abgeben. Für diese fällt eine Gebühr von 29 Euro pro Erklärung an. 

Wie viel Einkommen oder Sparguthaben Du vorweisen musst, um einen ausländischen Gast einzuladen, hängt von der Anzahl der eingeladenen Personen und Deinem Familienstand ab. Ebenfalls spielt es eine Rolle, ob Du Kinder hast.

Falls Du unverheiratet und kinderlos bist, entstehen folgende Kosten:

• Eine volljährige Person: Mindestens 1.265 Euro netto Einkommen monatlich oder 15.180 Euro Sparguthaben.
• Jede weitere volljährige Person: Zusätzlich 333 Euro Einkommen monatlich oder 4.000 Euro Sparguthaben.
• Eine volljährige Person inkl. Kind: Mindestens 1.502 Einkommen monatlich oder 18.030 € Sparguthaben.
• Jedes weitere Kind: Zusätzlich 237 Euro Einkommen monatlich oder 2.850 Euro Sparguthaben.
• Nur eine minderjährige Person: Mindestens 1.169 Euro Einkommen monatlich oder 14.030 Euro Sparguthaben.

Hinweis: Wenn Du verheiratet bist und/oder einen Ehepartner hast, der kein eigenes Einkommen erzielt, so steigen die Anforderungen an das Mindesteinkommen bzw. Sparguthaben. Welche Summe hierzu konkret vorzuweisen ist, erhältst Du bei der Ausländerbehörde Deines Bundeslandes.

Amtliche Muster für die Verpflichtungserklärung gibt es bei der verantwortlichen Ausländerbehörde an Deinem Wohnort.

Mit einer Verpflichtungserklärung willigst Du ein, folgende Aufwendungen für Deinen ausländischen Gast zu tragen:

• Alle öffentlichen Mittel, die für den Lebensunterhalt des Gastes aufgewendet werden
• Wohnraum
• Versorgung im Krankheitsfall oder bei Pflegebedürftigkeit (selbst bei gesetzlichen Ansprüchen SGB II, SGB XII sowie dem Asylbewerberleistungsgesetz).
• Ausreisekosten (z.B. Flugticket)
• Kosten einer zwangsweisen Aufenthaltsbeendigung (Beförderungskosten sowie Gepäckkosten bis zum Zielort im Ausland, Ausgaben für Begleitpersonen, Übersetzer, Verpflegung und Haftkosten)

Deine Verpflichtung besteht, bis der Besucher die Bundesrepublik wieder verlässt oder der Aufenthaltstitel zu einem anderen Zweck geändert wird.

• Hinweis: Kommst Du der Verpflichtungserklärung nicht nach, werden die anfallenden Aufwendungen via Zwangsvollstreckung eingetrieben.

Die Verpflichtungserklärung ist sechs Monate lang gültig. Auch der Visumantrag ist demnach in diesem Zeitraum zu stellen.

Kannst Du Deine finanzielle Leistungsfähigkeit nicht nachweisen, so hat Deine Verpflichtungserklärung keine Wirkung. Dementsprechend kannst Du sie nicht mehr als Garantie für den Antragsteller nutzen.

• Wichtig: Kann der ausländische Gast seine finanzielle Leistungsfähigkeit selbständig belegen, ohne dass Du eine Verpflichtungserklärung abgibst, bist Du als Empfänger des Besuchers dennoch an die finanziellen Verpflichtungen nach §§ 66-68 AufenthG gebunden.