Geschäftsreisen erfolgreich meistern – Alles, was Du wissen musst im Überblick

Laut aktuellen Zahlen von Statista finden jährlich bis zu 41 Millionen Geschäftsreisen von Mitarbeitern deutscher Unternehmen statt. Kein Wunder, denn Geschäftsreisen sind ein wesentlicher Bestandteil von Geschäftsabschlüssen.

Damit auch Du das Beste aus Deiner Geschäftsreise herausholst, zeigen wir Dir in folgendem Blogbeitrag alles, was Du wissen musst, um Deine nächste Geschäftsreise erfolgreich zu meistern.

Neben anderem gehen wir darauf ein: Was während der Geschäftsreise als Arbeitszeit gilt, wer für die Geschäftsreise zahlt und was Du ansonsten noch bei der Planung Deiner Geschäftsreise beachten solltest.

Inhaltsverzeichnis

1. Was ist eine Geschäftsreise?  

2. Was sind Gründe für eine Geschäftsreise und warum sind Geschäftsreisen wichtig?

3. Wie lange dauert eine Geschäftsreise?

4. Was zählt während der Geschäftsreise als Arbeitszeit?

5. Wer zahlt für die Geschäftsreise?

6. Wie plane ich eine Geschäftsreise richtig?

7. Wie weise ich eine Geschäftsreise nach?

8. Tipps - Was ist bei der Geschäftsreise zu beachten?

9. Fazit 

• Definition gemäß Steuerrecht

Im Steuerrecht wird der Begriff Geschäftsreise, nicht verwendet. Stattdessen ist die Rede von einer "beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit".

Diese liegt laut Steuerrecht vor, sobald ein Arbeitnehmer für begrenzte Zeit außerhalb seiner Wohnung und seiner gewohnten Arbeitsstätte berufstätig ist. Ebenso, wenn es üblich ist, dass der Mitarbeiter seine Tätigkeit an wechselnden Arbeitsstätten oder in einem Fahrzeug ausführt.

Darüber hinaus listet das Steuerrecht die Kosten auf, die zur Auswärtstätigkeit gezählt werden. Darunter: Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten.

• Definition gemäß Reiserecht

Nach Reiserecht zählen Geschäftsreisen und Dienstreisen als Individualreisen. Demgemäß gelten hier dieselben vertraglichen Voraussetzungen wie bei einer gewöhnlichen Individualreise (siehe auch).

Der Arbeitgeber trägt in diesem Sinne Schutzpflichten. Wesentlich sind hierbei die Reisekostenordnungen des jeweiligen Unternehmens (z.B. Reiserichtlinien oder Travel Policy) sowie auch die Vorgaben des Arbeitsrechts.

Die im Rahmen der Geschäftsreise notwendigen Reiseleistungen werden für gewöhnlich in einem Reisebüro oder beim Leistungsträger erworben.

Eine Geschäftsreise ist eine Reise, die aus beruflichen Gründen stattfindet. Dabei zählt eine Reise erst als Geschäftsreise, wenn der Arbeitnehmer mindestens acht Stunden seiner Arbeitszeit in die Reise investiert. Eine Geschäftsreise kann entsprechend nur einen Tag oder gleich mehrere Tage in Anspruch nehmen. Reisen, die im Rahmen der Arbeit, keine acht Stunden beanspruchen, werden hingegen als Dienstgang bezeichnet.

• Kundenbesuche
• Teilnahme an Fachkonferenzen, Messen oder Messeständen
• Besuch von Schulungen und Weiterbildungen
• Treffen von Geschäftspartnern
• Überwachung von Projekten
• Abschlüsse von Verträgen
• Vertragsverhandlungen
• Marktforschung
• Geschäftsentwicklung
• Personalbesprechungen

Der Unterschied zwischen Geschäftsreise und Dienstreise liegt in der Art des Geschäfts. Während man im öffentlichen Dienst von einer Dienstreise spricht, wird in der freien Wirtschaft von einer Geschäftsreise gesprochen. In beiden Fällen ist jedoch die Reise mit dem Ziel einer „beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit“ gemeint.

Im Rahmen einer Studie von Chefsache Business Travel im Auftrag des Deutschen Reiseverbands (DRV) wurden 110 Unternehmer und Vorstände sowie 110 Fach- und Führungskräfte zum Thema Relevanz von Geschäftsreisen befragt (Studie: Chefsache Business Travel). Dabei nannten die Befragten folgende 8 Hauptgründe:

• Geschäftsreisen bieten eine hervorragende Gelegenheit fürs Networking
• Geschäftsreisen tragen maßgeblich zur Förderung von Geschäftsabschlüssen bei
• Während einer Geschäftsreise kann man sich mehr Zeit für seine Geschäftspartner nehmen, sie besser kennenlernen und die Beziehung zu ihnen vertiefen
• Geschäftsreisen ermöglichen die Kontaktpflege zu Mitarbeitern in Zweigstellen und Tochterunternehmen
• Sammeln persönlicher Erfahrungen
• Persönlicher Umgang zwischen Geschäftspartnern und Unternehmer nach dem Treffen
• Kennenlernen neuer Kulturen im Ausland
• Praktische Anwendung von Fremdsprachen

• Ein Tag auf der Geschäftsreise

Als Tagesgeschäftsreise werden Geschäftsreisen bezeichnet, die keine Übernachtung vorsehen.

• Mehrtägige Geschäftsreise           

Eine mehrtägige Geschäftsreise ist eine Geschäftsreise, die einen Zeitraum von mehreren Tagen beansprucht. Dauert eine solche Geschäftsreise mindestens 24 Stunden, so haben Arbeitnehmer das Anrecht auf eine Spesenabrechnung, mit der sie sich die An- und Anreisetag mit je 14 Euro erstatten lassen können.

Eine Geschäftsreise beginnt mit der Abfahrt vom Dienstort oder Wohnort und endet mit der Rückkehr am Dienstort oder Wohnort.

Die Geschäftsreise darf frühestens um 06:00 Uhr starten und bis 24:00 Uhr andauern. Auch die Anreise in der Unterkunft des Geschäftsortes muss bis 24:00 Uhr erfolgen. Rechtlich vorgeschriebene arbeitsfreie Tage sollten nicht als Reisetage genutzt werden.

• Als Arbeitszeit zählt während der Geschäftsreise der Anfang bis zum Ende der Tätigkeit. Die Pausen werden nicht mit einberechnet
• Die vorgegebene Arbeitszeit beträgt hierbei acht Stunden am Tag. In Ausnahmefällen kann die Arbeit auch bis zu zehn Stunden in Anspruch nehmen. Danach darf die werktägliche Arbeitszeit, mindestens sechs Monate lang, nicht durchschnittlich acht Stunden überschreiten
• Mit dem Ende der Arbeitszeit muss der Mitarbeiter eine ununterbrochene Ruhezeit von Minimum elf Stunden erhalten. Ausnahmen gibt es nur für gesonderte Branchen (z.B. Krankenhäuser, Gastronomie oder Verkehrsbetriebe)
• Die Reisezeit selbst zählt ebenfalls als Arbeitszeit, sobald der Mitarbeiter in einem außerordentlichen Ausmaß gefordert wird. Wesentlich sind dabei die Vorgaben des Arbeitgebers, wie die Reisezeit genutzt werden soll sowie auch das Verkehrsmittel
• Wählt der Arbeitnehmer ein Verkehrsmittel, das er nicht eigenständig steuern muss, so gilt die Reisezeit nur als Arbeitszeit, wenn er vom Arbeitgeber aufgefordert wird, die Reisezeit für die Arbeit zu nutzen. Ist dem Arbeitnehmer freigestellt, wie er seine Zeit nutzt, gilt die Reisezeit als Ruhezeit
• Steuert der Arbeitnehmer das Verkehrsmittel selbst, so nimmt er aktiv am Straßenverkehr teil. Da dies körperlich und geistig belastend ist, zählt die Fahrtzeit als Arbeitszeit
• Am Zielort gilt nur die für Angelegenheiten des Geschäfts aufgewendete Zeit als Arbeitszeit. Alle Aktivitäten außerhalb des Geschäftsbetriebs werden nicht zur Arbeitszeit hinzugezählt

Bei Geschäftsreisen am Wochenende haben Arbeitnehmer mindestens 15 Sonntage im Jahr frei. Zusätzlich dürfen Arbeitnehmer, die am Sonntag arbeiten, einen Ersatzruhetag in Anspruch nehmen. Dieser muss innerhalb von zwei Wochen ab dem Beschäftigungstag gewährt und genutzt werden.

Je nach Reiseziel kann es im Ausland andere steuerliche, arbeitsrechtliche und finanzielle Umstände als in Deutschland geben. Entsprechend solltest Du Dich vor Antritt der Geschäftsreise ausführlich über die speziellen Anforderungen, die Rechtslage und potenzielle Risiken am Zielort informieren.

Ob der Arbeitgeber oder Arbeitnehmer die Geschäftsreise zahlt, hängt von den Vertragsbedingungen des Arbeitsvertrages und dem Unternehmen selbst ab. Im Regelfall zahlt aber der Arbeitgeber für die Geschäftsreise.

Zu den Kosten einer Geschäftsreise zählen:

• Übernachtungskosten
• Reisekosten für öffentliche Verkehrsmittel oder Kilometerpauschale (30 Cent pro Kilometer)
• Flugkosten
• Parkgebühren
• Notwendige Reiseversicherungen (z.B. Auslandskrankenversicherung)
• Gebühren für geschäftlicher Telefonate
• Mehrausgaben (z.B. Maut oder Kosten für Geschäftsessen)

Für private Ausgaben während der Geschäftsreise muss der Arbeitnehmer allerdings meist selbst aufkommen. Hierzu gehören z.B. private Unternehmungen während der Geschäftsreise. 

Unabhängig von der Art der Geschäftsreise gibt es einige äußere und innere Rahmenbedingungen, die Du rechtzeitig abklären musst:

Innere Rahmenbedingungen:

• Festlegung des Budgets
• Abklären von Fragen der Datensicherheit (z.B. Löschen von essenziellen Dokumenten vom Arbeits-Laptop)
• Planung der Kommunikation (gibt es z.B. eine andere Zeitzone)
• Entwicklung und Verschriftlichung der Reiserichtlinien

Äußere Rahmenbedingungen:

• Beschaffen der Reisedaten (z.B. Anschriften von Botschaften und Konsulaten)
• Einreichen von Kopien aller wesentlichen Dokumente bei der Assistenz (damit diese im Notfall reagieren kann)
• Organisation eines Visums (für Reisen ins außereuropäische Ausland) 
• Abschluss von Reiseversicherungen
• Organisation einer Kreditkarte

Tipp: Erstelle eine Checkliste mit allen wichtigen Punkten, die Du für Deine Geschäftsreise regeln musst. Ein Beispiel für eine solche Checkliste haben wir unten für Dich vorbereitet.

• Ziel und Zweck der Reise definieren
• Reisedaten und Flugbuchungen organisieren
• Teilnehmer bestimmen
• Reiseroute planen
• Übernachtungsarrangements treffen
• Termine und Meetings planen
• Reisedokumente, wie Pass und Visum, besorgen (falls notwendig)
• Kontaktdaten von Geschäftspartnern und Hotels bereithalten
• Reiseversicherung abschließen
• Packliste erstellen
• Notfallplanung vorbereiten
• Kommunikation mit Büro und Kunden organisieren
• Reisebudget festlegen
• Gepäck und Reiseutensilien vorbereiten
• Abschließende Überprüfung

Du kannst die verschiedenen Bestandteile einer Geschäftsreise als Werbungskosten von der Steuer absetzten. Dazu zählen:

• Fahrtkosten
• Übernachtungskosten
• Reisenebenkosten
• Ver­pfle­gungs­mehr­auf­wen­dung­en
• Geschäftsessen

Die Kosten für eine Geschäftsreise sind allerdings nur steuerlich abzusetzen, wenn der Arbeitgeber diese nicht bereits erstattet hat.

Da Geschäftsreisende einer Arbeit nachgehen, werden sie im Regelfall nicht als Touristen angesehen. Da es jedoch keine einheitliche Definition einer Geschäftsreise gibt, hängt es letztendlich von den Regelungen des jeweiligen Landes ab, ob ein Geschäftsreisender als Tourist eingestuft wird.

• Reisevorbereitung

• Scanne Deine Reisedokumente (ein und sende sie Dir selbst per E-Mail zu, um bei Verlust oder Diebstahl darauf zurückgreifen zu können (z.B. Reisepass, Buchungsbestätigungen, Reise- und Lagepläne)
• Schaue Dich im Netz nach Kofferpacktipps um, in unserem Reiseblog findest Du beispielsweise unseren ultimativen Guide zum Koffer packen
• Führe in diesem Sinne auch stets eine elektronische Packliste auf Deinem Smartphone, so hast Du stets alle wichtigen Infos zur Hand und kannst immer wieder neue To-dos ergänzen
• Behalte alle alltäglichen Reiseutensilien im Koffer (z.B. Zahnpasta oder Nagelschere) auf diese Weise sparst Du eine Menge Zeit

• Mobilität

• Wenn Du einen Dienstwagen, ein Privatauto oder einen Mietwagen buchst, kannst Du die Reisespesen über das Kilometergeld abrechnen
• Solltest Du die Bahn nehmen, dann reserviere einen Sitzplatz mit Tisch in erster Klasse. So kannst Du unterwegs in Ruhe Deiner Arbeit nachgehen
• Kaufe Deine Fahrkarte so früh wie möglich und mit Zugbindung, auf diese Weise erhältst Du das günstigste Angebot
• Bei Flügen gilt: Je länger der Flug, desto eher lohnt es sich Businessclass zu buchen, denn dadurch ist der Flug weniger anstrengend

• Flughafen

• Achte bei der Sicherheitskontrolle auf die Menschen, die vor Dir stehen und wechsel die Schlange, wenn sich jemand auffällig verhält und damit viel Zeit für sich beansprucht
• Verschaffe Dir mit Google Street View Orientierung an den Flughäfen und Bahnhöfen, von denen Du abreist
• Markiere Deine Koffer mit bunten Schnallen oder einem bunten Gurt, um sie besser von anderen Koffern unterscheiden zu können
• Verwende einen Aufkleber mit der Beschriftung „fragil“ in einigen Fällen führt dies dazu, dass der Koffer vom Flughafenpersonal weiter oben platziert wird, was bedeutet, dass er als Erstes auf das Band gelangt
• Vermeide Jetlag, in dem Du Deinen Tagesablauf möglichst nach der Uhrzeit am Zielort umstellst. Passe z.B. die Zeiten für Frühstück, Mittag- und Abendessen an oder lege Termine des Geschäfts auf Zeiten, in denen Du Dich zu Hause wach fühlst

• Unterbringung

• Triff Firmenvereinbarungen mit einer Hotelkette, Du buchst dazu eine bestimmte Anzahl an Zimmern im Jahr und erhältst im Gegenzug Sonderkonditionen
• Unter Umständen lohnt es sich, einen Travel Manager zu beauftragen, um solche Verträge auszuhandeln
• Anstelle von Hotels kann sich vor allem bei längeren Aufenthalten eine Mietwohnung lohnen
• Mit ein W-LAN Pocket Router kannst Du Dir ein eigenes stationäres W-LAN-Netz einrichten, dieses erhöht die Internetgeschwindigkeit im Hotel

Eine Geschäftsreise ist eine berufliche bedingte Reise, die außerhalb des eigentlichen Dienst- und Wohnortes stattfindet. Vorgaben, wie lange eine solche Reise dauern darf, gibt es gesetzlich gesehen nicht.

Als Arbeitszeit zählt der Zeitraum vom Anfang bis zum Ende des Geschäfts (im Regelfall durchschnittlich acht Stunden täglich). Die Reisezeit gilt dabei nur als Arbeitszeit, wenn diese in die Fahrt investiert wird oder die Zeit im Zug vom Arbeitgeber als Arbeitszeit vorgeschrieben ist.

Wer die Reisekosten für eine Geschäftsreise zahlt, ist vom Arbeitsvertrag und den Unternehmensrichtlinien abhängig, in der Regel übernimmt jedoch der Arbeitgeber die wesentlichen Reisekosten.

Bei der Planung der Geschäftsreise gibt es innere (z.B. Budget, Fragen der Datensicherheit, Kommunikation mit Geschäftsreisenden) wie äußere Faktoren (Kopien von Dokumenten, Visum, Reiseversicherungen) zu bedenken. Eine Checkliste hilft Dir dabei, nichts zu vergessen.